Etiketten sind aus dem Büroalltag gerade in Banken und Buchhaltungen nach wie vor nicht wegzudenken, z.B. Adressetiketten bei Aussendeaktionen anlässlich Werbemaßnahmen oder noch wichtiger AGB Änderungen. Auch der Versand von Kundenzeitschriften ist ohne Etiketten nur schwer vorstellbar.
Ein anderer wichtiger Einsatzbereich – gerade in Banken – sind die Aufbewahrungsfristen für Dokumente. Wie auch für andere Unternehmen gelten für Kreditinstitute die Vorgaben zu Aufbewahrungsfristen nach den allgemeinen handelsrechtlichen Vorschriften des § 257 Handelsgesetzbuch (HGB). Die Aufbewahrungsfrist beträgt demnach zehn Jahre. Und auch wenn die Unterlagen nicht zwingend im Original, d.h. in Papierform, aufbewahrt werden müssen und eine Archivierung in elektronischer Form genügt, bevorzugen viele Organisationen die Sicherung der ursprünglichen Dokumente – und zwar im guten alten Ordner. Und damit hier auch wirklich Ordnung herrscht, sind Etiketten für Ordnerrücken unverzichtbar.
Doch trotzdem gehört das das Ausdrucken von Etiketten immer noch zu den Aufgaben, die viele Anwender im Büro abschreckt. Dementsprechend sieht man gerade im Archivkeller immer wieder handgeschriebene Aufkleber auf den Ordnern.
Dabei ist dies an sich unbegründet – denn Word hat schon länger Vorlagen und Assistenten für die gängigen Etikettentypen mit an Bord. Und die meisten in Deutschland aktiven Hersteller von Etiketten bieten auf ihren Websites entsprechende Vorlagen für den Download an – und oft auch Anleitungen, wie man diese am besten einsetzt. In Verbindungen mit den Seriendruck Funktionen und entsprechenden Assistenten ist es nicht mehr kompliziert, individuelle Etiketten zu drucken.
Noch einfacher ist es, wenn man Etiketten mit dem immer gleichen Inhalt drucken muss, z.B. für die Kennzeichnungen von Produkten, den reinen Logodruck oder “Störer” für Prospekte .
Hier muss man gar nicht selber mit Word oder einer alternativen Office Software arbeiten und die eigenen Druckerkapazitäten beanspruchen, sondern kann diese direkt im Internet ordern. Einen besonders ausgefeilten Service bietet der Etikettenspezialist Herma an. Dort kann man sogar runde Etiketten selber gestalten, die einem dann per Post zugeschickt werden. Gedruckt werden sie dann auf XEROX Druckern auf Folie, wobei diese matt oder glänzend (glossy) sein kann – gerade der Foliendruck gelingt mit üblichen Bürodruckern nur schwierig. Werden die Etiketten bis 12h bestellt, werden diese sogar noch am selben Tag versendet. Und dank SSL Verschlüsselung sind die übertragenen Daten auch sicher.
Damit ist ein online-Service in vielen Fällen eine stressfreiere und sogar günstigere Alternative zum selber drucken.
